Постараемся тезисно зафиксировать основные требования к файлам, самостоятельно разрабатываемым и утверждаемым образовательной организацией.
1. Файлы должны быть в машиночитаемом формате (не изображение и текст). 5п. приказа
2. Необходимо обеспечить возможность поиска и копирования текста средствами веб-обозревателя. 5п. приказа
Следовательно, мы считаем, целесообразно использовать формат файлов PDF (открывается в браузере, а не скачивается, является открытым форматом)
3. Максимальный размер файла - 15Мб
4. Документы должны быть подписаны электронной подписью (далее ЭП):
а) Простая ЭП. В таком случае на сайте необходимо добавить пиктограмму 
. (данная пиктограмма использована в качестве примера, можно использовать любую другую) Обратите внимание, что при установке курсора на эту пиктограмму, на экран должны выводиться сведения «дата и время подписания; фамилия, имя, отчество и должность лица, подписавшего документ;сформированный уникальный программный ключ».
Но в случае использования простой ЭП необходимо учитывать следующее:
- должны быть разработаны и приняты регламентирующие документы - описывающие полномочия и действия с данным видом ЭП.
- кто публикует=тот кто утверждает.
б) Усиленная ЭП (КЭП и НЭП). Считаем данный способ подписания приоритетным, ЭП имеется во всех ОУ (подходит ЭП, с которой работаете в УРМ, bus.gov.ru, сдаче отчетности и т.д.).
Существует несколько способов подписания файлов PDF с помощью КЭП
- ЭП внутри документа.
Например с помощью бесплатного ПО Foxit Reader - скачать
В данном случае на ПК должны быть установлены Криптопро CSP, Foxit Reader и собственно сама ЭП.
Инструкция по добавлению ЭП в Foxit Reader
Второй способ подписать PDF-файл с помощью плагина Криптопро PDF (инструкция по работе с плагином).
При этом сценарии на ПК должны быть установлены Криптопро CSP, Adobe Acrobat или Adobe Reader, Криптопро PDF. В связке с Adobe Reader плагин Криптопро PDF распространяется бесплатно. - Отсоединенная ЭП.
На ПК должен быть установлен Криптопро CSP.
Для подписания используются сторонние сервисы (бесплатные).
Например:
- Контур.Крипто - перейти по ссылке
- КриптоЛайн - перейти по ссылке и др.
При таком способе подписания получим на выходе два файла. Первый - оригинал документа, второй - файл с расширением SIG. Размещать, в таком случае, придется оба файла.
Следует отметить, что при подписании файла КЭП-ом вставка в документ штампа с реквизитами не является обязательной.
И в завершении несколько тезисов по документам:
1. Документы, разрабатываемые непосредственно ОУ, которые утверждает один человек - подписываем ЭП сотрудника который утверждает (как правило это руководитель или заместитель).
2. Документы, подписываемые несколькими сотрудниками - ставим "копия верна" и подписываем ЭП руководителя
3. "Чужие" документы - скан, по возможности дублируем тектовым документом.
4. Старые документы - ставим "копия верна" и подписываем ЭП действующего руководителя
5. Разумеется вышеуказанные документы только в машиночитаемом формате, (пример исключения: ИНН, ОГРН, бланки лицензий и др.)